Collaborer sur des documents Pages, Numbers et Keynote

Grâce à la collaboration intégrée, travaillez sur des documents, des feuilles de calcul ou des présentations avec d’autres personnes en temps réel.

Avec la fonctionnalité Collaboration dans Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad, Mac et Apple Vision Pro, invitez d’autres personnes à collaborer sur un document, définissez des autorisations pour le document, voyez qui a travaillé dessus ainsi qu’un résumé des modifications qui ont été faites, et lancez une discussion avec les participants depuis l’app.

Vous pouvez également collaborer dans Pages, Numbers et Keynote en ligne sur le site iCloud.com.

Inviter des personnes à collaborer

Lorsque vous invitez des personnes à collaborer sur un document, une feuille de calcul ou une présentation, vous leur envoyez un lien. Le nombre maximal de personnes pouvant simultanément visualiser et modifier un document partagé est de 100.

Pour commencer à collaborer :

1. Connectez-vous à iCloud sur votre appareil, puis activez iCloud Drive pour Pages, Numbers et Keynote.

2. Lorsque votre document est ouvert, touchez le bouton Partager ou cliquez dessus dans la barre d’outils, choisissez la fonction Collaborer depuis le menu contextuel, puis choisissez la manière dont vous souhaitez inviter d’autres personnes.

Les personnes que vous invitez peuvent ouvrir et afficher un document partagé de n’importe quelle taille. Si votre document est supérieur à 2 Go et que vous souhaitez que les personnes que vous invitez puissent le modifier, réduisez la taille de votre document à moins de 2 Go en utilisant Pages, Numbers ou Keynote avant d’inviter d’autres personnes.

Définir les autorisations

Pour définir les autorisations concernant les personnes qui peuvent visualiser, modifier le document et inviter d’autres personnes à collaborer dessus, cliquez ou appuyez sur le menu déroulant situé en dessous du menu déroulant Collaborer.

Vous pouvez définir les options suivantes :

• Pour autoriser seulement certains participants à accéder au document, choisissez « Seulement les personnes invitées ». Pour ouvrir le document partagé, ces participants doivent se connecter à iCloud ou à iCloud.com à l’aide d’un compte Apple. S’ils ne possèdent pas de compte Apple, ils peuvent en créer un dès que vous avez partagé le document avec eux.

• Pour autoriser toutes les personnes possédant le lien vers le document partagé à l’ouvrir, choisissez « Toutes les personnes possédant le lien ».

• Pour autoriser toutes les personnes ayant accès au document à le modifier et à l’imprimer, choisissez « Peut apporter des modifications ».

• Pour autoriser toutes les personnes ayant accès au document à le visualiser et à l’imprimer, mais pas à le modifier, choisissez « Voir uniquement ».

• Si vous ne voulez pas que les participants puissent inviter d’autres gens à collaborer, désélectionnez « N’importe qui peut ajouter d’autres personnes ».

Collaborer sur un document partagé

Après avoir ouvert le document, vous pouvez voir les modifications qui ont été apportées par les autres personnes en temps réel et ce qu’elles ont fait récemment. En fonction de votre appareil, le nombre de personnes autorisées à modifier ou à voir le document s’affiche sur le bouton de collaboration dans la barre d’outils, qui apparaît après que vous avez invité d’autres personnes. En touchant le bouton de collaboration ou en cliquant dessus, vous pouvez aussi voir une liste des participants.

Lors de la modification d’un document partagé, vous pouvez utiliser toutes les fonctions de Pages, Numbers et Keynote, avec certaines exceptions.

Voir les dernières modifications

Dans Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad et Mac, touchez le bouton de collaboration ou cliquez dessus dans la barre d’outils pour voir les changements effectués depuis la dernière fois que vous avez consulté le document. Vous pouvez aussi échanger avec les participants depuis l’application et changer les paramètres d’activité.

• Cliquez ou appuyez sur Montrer toutes les activités afin de voir qui a travaillé sur le document ainsi qu’un résumé des modifications qui ont été réalisées. Cliquez ou appuyez sur la flèche de divulgation afin d’avoir plus d’informations sur les changements effectués, comme les modifications effectuées par un participant à plusieurs endroits du document. Vous pouvez aussi appuyer sur une activité afin de voir où la modification a été effectuée. Les activités non lues sont mises en surbrillance, et si vous appuyez sur une activité en surbrillance, toutes les activités non lues seront considérées comme lues.

• Cliquez ou appuyez sur un nom dans la liste des participants pour accéder directement à l’endroit où la personne travaille actuellement dans le document.

• Touchez Réglages d’activité ou cliquez dessus pour activer ou désactiver les notifications lorsque de nouvelles personnes sont ajoutées, apportent des modifications ou laissent des commentaires.

• Touchez le bouton Message ou cliquez dessus pour commencer une conversation Messages avec les participants. Sinon, touchez le bouton audio ou vidéo ou cliquez dessus pour démarrer un appel FaceTime.

Avec Keynote sur Apple Vision Pro, vous pouvez collaborer avec d’autres personnes lors de présentations et les participants peuvent voir votre activité, mais vous ne pouvez pas afficher les activités des autres.

Changer les réglages d’un document partagé

Pour changer les autorisations après avoir partagé votre document, touchez le bouton de collaboration situé dans la barre d’outils ou cliquez dessus, et touchez la fonction Gérer le document, la présentation ou la feuille de calcul partagé(e) ou cliquez dessus en fonction de l’application iWork que vous utilisez. Vous pouvez changer l’accès et les autorisations ainsi qu’arrêter le partage du document.

Fonctionnalités non compatibles avec la collaboration

Si vous voulez utiliser l’une de ces fonctionnalités, arrêtez le partage du document, modifiez-le, puis partagez-le de nouveau. Lorsque vous arrêtez le partage, le document est supprimé d’iCloud Drive pour tous les participants. Si vous avez défini le partage du document à « Seules les personnes que vous invitez », vous devrez réinviter chaque personne.

Pour le moment, les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles lorsque vous collaborez avec d’autres participants :

Pages, Numbers et Keynote

• Réduire la taille du fichier (Fichier > Réduire la taille du fichier).

• Faire glisser des lignes et des colonnes entre le corps et l’en-tête dans des tableaux.

• Créer, supprimer ou réorganiser des styles.

• Effectuer des modifications avec Ruby dans les langues asiatiques.

• Créer ou modifier des formats de cellule personnalisés.

• Remplacer chaque instance d’une police dans un document.

Pages, Numbers et Keynote pour iCloud

Vous pouvez utiliser Pages, Numbers et Keynote en ligne sur iCloud.com pour inviter d’autres personnes à collaborer sur un document, définir des autorisations pour les participants et collaborer. Toutefois, à l’heure actuelle, certaines fonctionnalités de collaboration ne sont pas offertes sur iCloud.com :

• Si vous utilisez le suivi des modifications dans un document Pages, vous pouvez afficher le document et sélectionner du texte, mais vous ne pouvez pas le modifier.

• Si votre document Pages, Numbers ou Keynote comprend du texte vertical, vous pouvez afficher une image du document sur iCloud.com, mais vous ne pouvez pas le modifier.

• Modifier des objets à l’intérieur de groupes.

• Vous pouvez accéder directement au curseur d’un autre participant dans un document collaboratif, mais d’autres fonctionnalités de collaboration comme le flux d’activité et les outils de communication ne sont pas offertes dans Pages, Numbers et Keynote pour iCloud. Les modifications apportées à un document collaboratif à partir de iCloud.com sont toujours affichées dans le flux d’activité des participants qui utilisent Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad et Mac.

Vous pouvez toujours modifier des documents dans lesquels le suivi des modifications est activé ou qui comprennent du texte vertical dans Pages, Numbers et Keynote sur iPhone, iPad et Mac.

Si la collaboration n’est pas disponible

Si vous utilisez Pages, Numbers ou Keynote et que la fonctionnalité de collaboration n’est pas disponible, il se peut que vous deviez mettre à jour ces apps. Activez les mises à jour automatiques afin que vos apps soient toujours à jour. Si votre appareil est trop ancien pour mettre à jour vos apps, vous pouvez toujours collaborer en ligne en accédant à l’adresse iCloud.com sur un Mac ou un PC.

Si vous souhaitez envoyer une copie du document, vous pouvez l’envoyer sans utiliser la fonction Collaborer. Cliquez ou appuyez sur le bouton Partager, choisissez la fonction Envoyer une copie à partir du menu déroulant, puis choisissez la manière dont vous souhaitez inviter d’autres personnes.

Configuration système minimale requise et configuration iCloud requise pour la collaboration

Pour visualiser, modifier un document partagé et inviter d’autres personnes à participer à la présentation, vous et les personnes à qui vous le partagez avez besoin de l’un des appareils suivants :

• Un Mac fonctionnant sous macOS Sonoma avec Pages, Numbers ou Keynote 14.2, ou une version ultérieure.

• Un iPhone ou un iPad fonctionnant sous iOS ou iPadOS 17 avec Pages, Numbers ou Keynote 14.2, ou une version ultérieure.

• Un Apple Vision Pro avec Pages, Numbers ou Keynote 14.2, ou une version ultérieure.

Pages, Numbers et Keynotes pour iCloud fonctionne avec un Mac ou un PC utilisant Safari 11.1.2 ou une version ultérieure, Google Chrome ou Microsoft Edge.